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Agenda en ligne partagé

E-Plan est un service d’agenda en ligne, créé en 2007 suite à la demande de plusieurs professionnels. A l’origine de la création de ce logiciel, seul l’agenda en ligne était présent et représenté le cœur du service proposé. Aujourd’hui, le simple agenda en ligne a évolué vers une véritable plateforme permettant non seulement de gérer son temps, mais également de communiquer avec ses collaborateurs plus rapidement et plus facilement.

L’agenda en ligne

E-Plan est donc un agenda en ligne dont la particularité est d’être multi utilisateurs. Cela signifie tout d’abord qu’un utilisateur peut avoir plusieurs agendas dans son interface de gestion. La dimension multi utilisateurs introduit quant à elle la notion de partage de rendez-vous. C’est grâce à cette possibilité qu’un agenda peut être accessible à plusieurs membres du service tout en garantissant le traçage des actions effectuées. Ce dernier point permet d’éviter tout conflit et de savoir qui a fait quoi à tout moment.

Pour prendre un exemple concret ou la nécessité de partager des rendez-vous est bien présente, prenons l’exemple d’un secrétariat assurant la permanence téléphonique d’un médecin. Le médecin délègue donc la prise de rendez-vous au secrétariat et a la possibilité d’agir sur son agenda. Le télé secrétariat rempli donc l’agenda du médecin pendant qu’il est en consultation et celui-ci peut à tout moment le consulter. Par ailleurs, au sein du secrétariat, les différents opérateurs assurant la réception des appels n’ont accès qu’à certains agendas. Le chef d’équipe du secrétariat pourra quant à lui accéder aux agendas de l’ensemble de ses clients et vérifier que tout se passe dans les meilleures conditions.

L’agenda en ligne introduit donc la possibilité de partager les rendez-vous et de répartir la gestion d’une infinité d’agendas entre les différents intervenants. Il est facile d’imaginer les possibilités offertes par ce type de partage dans une entreprise, même avec une gestion du temps et des droits d’accès complexes. E-plan est indéniablement un atout pour optimiser la gestion du temps en entreprise.

La messagerie interne

E-Plan n’est pas qu’un agenda en ligne partagé. De nombreux modules viennent compléter l’outil principal de gestion du temps, c’est notamment le cas de la messagerie interne.

Dans les entreprises, l’économie du temps est capitale et fait souvent défaut ? Avec la messagerie interne d’E-Plan, les professionnels peuvent communiquer en temps réel. Reprenons l’exemple de notre médecin qui fait gérer son planning en ligne par un secrétariat. Lorsqu’il est en consultation, il doit se concentrer sur ce qu’il fait, impossible de prendre un appel. Du côté du secrétariat, si transmettre un message qui doit impérativement être pris en compte par les médecins est primordial, il ne faut pas pour autant le déranger en consultation. C’est dans ce genre de cas que la messagerie interne qui complète l’agenda en ligne intervient. En effet, en deux clics, le secrétariat va pouvoir envoyer un message qui apparaîtra immédiatement sur l’écran du médecin, si bien qu’il pourra le lire en un clic entre deux rendez-vous. Dès que ce message sera lu, le secrétariat en sera informé.

Outre l’immédiateté de l’envoi et de la réception des messages transmis via ce système de messagerie interne, celui-ci permet de savoir, toujours en temps réel, si le message a été lu. Dans le cas contraire, cela permet de prendre les dispositions pour avertir la personne concernée avant qu’il en soit trop tard, en lui envoyant par exemple un SMS.

L’envoi de SMS à partir de l’agenda

Dans certains cas, la messagerie interne ne suffit pas pour s’assurer de la prise en compte d’un message très urgent. C’est pour pallier à ce genre de problème qu’E-Plan intègre aussi un système d’envoi de SMS. Toujours à partir de l’agenda en ligne, un clic suffit pour se retrouver sur le formulaire d’envoi de SMS. En quelques secondes, le SMS est envoyé et là encore, un accusé de réception est présent.

Le SMS est pratique dans de nombreuses situations, notamment lorsque la personne concernée est en déplacement, sans avoir de connexion à Internet. L’envoi de SMS a été introduit dans E-Plan afin de renforcer la communication tout en gardant à l’esprit l’objectif principal : gagner du temps.

Une saisie des rendez-vous simplifiée par l’auto complétion

Le gain de temps est l’obsession permanente lorsqu’une nouvelle fonctionnalité est intégrer à E-Plan. C’est dans ce but que l’auto complétion a été introduite rapidement lors de la saisie d’un rendez-vous. L’auto complétion permet une saisie assistée lors de la prise d’un rendez-vous.

Si Mr Dupont a déjà pris rendez-vous, il suffira de saisir « Du » pour que le système d’auto complétion fasse le lien avec Mr Dupont. Il remplira alors les champs concernés automatiquement.

Ce système qui peut paraître anecdotique est d’une redoutable efficacité et permet aux utilisateurs d’inscrire un nouveau rendez-vous en moins de 5 secondes.

Les autres fonctionnalités

E-Plan ce sont aussi de nombreuses autres fonctionnalités parmi lesquels on peut citer : un gestionnaire de contact, la possibilité de rechercher un rendez-vous parmi l’ensemble des agenda géré, un système de rappel et de post-it, la personnalisation des agendas géré (couleur de fond, créneaux horaires, heures de disponibilité, durée par défaut d’un rendez-vous, ..) et bien plus encore !

Il est en réalité illusoire de vouloir détailler les fonctionnalités de façon exhaustive car elles sont relativement nombreuses et surtout en constante évolution. En effet, E-Plan est régulièrement mise à jour suivant les besoins des membres. Une équipe est là pour centraliser les différents besoins et assurer leur développement tout au long de l’année. La force d’E-Plan réside aussi dans cette capacité à évoluer constamment.

Essayez gratuitement l’agenda

E-Plan, depuis 2007 , est en constante croissance. Durant ces quelques années d’existences, ce sont des centaines de milliers de rendez-vous qui ont été pris sur l’agenda en ligne.

Afin de démontrer son utilité, l’entreprise qui gère E-Plan propose à l’ensemble des internautes de bénéficier d’un compte gratuit pendant 15 jours. Pour cela, rien de plus simple, il suffit d’en faire la demande sur le site du service à l’adresse suivante : www.e-plan.fr.

Une fois la demande effectuée, les identifiants permettant d’accéder au compte d’essai seront transmis par e-mail.

Quelques infos supplémentaires

Actualité publiée par Ludovic - 644 lectures

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